Aus der Schulzeit weiß man es: Gruppenarbeit kann effizient sein und Spaß machen – oder sie kommt überhaupt nicht in die Gänge und produziert nur Frust. Bei der E-Mail-Kommunikation ist es nicht anders. Der Beitrag zeigt, worauf man bei Groupware Software achten sollte und was der Markt an Open-Source-Lösungen bereithält.
Die Möglichkeit, per E-Mail mit der ganzen Welt in Verbindung zu treten, gehört zu den größten Errungenschaften in der modernen Kommunikation. Man braucht dafür nur einen Computer mit Internetanschluss. Frei verfügbare bzw. integrierte Mail-Programme wie Google Mail, Outlook, Yahoo, Web.de, GMX und andere übernehmen den Rest. „Frei verfügbar“ hat natürlich seinen Preis: Der User wird mit Werbemails beglückt, die entsprechenden Webseiten sind mit Werbung überfrachtet, die Mailkommunikation wird teilweise oder komplett an Dritte weitergegeben, die den Daten- und Kontaktschatz dann wiederum für eigene Zwecke nutzen.
Im gewerblichen Umfeld sind Google und Co. seltener anzutreffen – aber das ändert sich gerade. Speziell Google erfreut sich mit seiner G Suite (ehemals Google Apps) wachsender Beliebtheit in Unternehmen. Ansonsten dominiert dort der Microsoft-Platzhirsch Outlook/Exchange, während Lotus Notes von IBM fast schon als Relikt aus vergangenen Internettagen gezählt werden kann.
Weit verbreitet – aber auch alternativlos?
Trotz der eindeutigen Verhältnisse gibt es viele und gute Gründe, bei der Mail-Software nicht auf Outlook und Exchange zu setzen:
- Der Lizenzpreis ist recht hoch.
- Wer unter Linux unterwegs ist, muss einen anderen Mail-Client nutzen, weil Outlook diese Seite nicht unterstützt. Und da Exchange nur mit Outlook seine Stärken ausspielt, kann man getrost ein alternatives Mailsystem nutzen, das nicht auf Exchange aufsetzt.
- Outlook beglückt seine Nutzer alle paar Jahre mit einer neuen Menüführung, wo man sich doch gerade erst an die alte gewöhnt hat. Hinzu kommt: Das System ist recht langsam und vergleichsweise kompliziert.
- Last but not least kommt auf die Provider ein spezielles Problem zu: Die Verwaltung eines Exchange Servers erfordert zwingend den Betrieb eines Windows Servers – ein echtes „No Go“: proprietäres Betriebssystem, schwerfällig, wenig flexibel, teuer, tendenziell unsicher.
Das Gute daran: Es gibt die Alternativen, nämlich im Open-Source-Umfeld. Die bekanntesten sind:
Groupware definiert
Werfen wir zunächst einen Blick auf die „Wikipedia-amtliche“ Definition des Begriffes: Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. Groupware ist die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung. Gelegentlich werden auch Hardware-Komponenten zu einer Groupware hinzugezählt.
Die Faustregel lautet: Groupware ist alles, was Microsoft Exchange kann. Demnach ist es sehr einfach zu prüfen, ob sich ein alternatives System dafür eignet. Es muss einfach das draufhaben, was es bei Exchange gibt.
Nachrichten, Termine, Adressen
Damit die erwähnte Unterstützung der Gruppenarbeit sinnvoll und effizient ablaufen kann, muss die Groupware-Lösung drei Abteilungen abdecken:
- Mail bzw. Webmail; Webmail am besten mit responsiver Nutzeroberfläche, damit die Software auf allen Endgeräten eingesetzt werden kann Kalender mit Terminverwaltung bzw. Web-Kalender, inkl. Synchronisationsmöglichkeit auf anderen Geräten und
- Aufgaben-/Notizfunktion
- Adressbuch, ebenfalls mit der Möglichkeit zur Synchronisation
Webmail
Die Checkliste für die Webmail-Abteilung in der Groupware Software sollte diese Features enthalten:
- Einfache, intuitiv zu bedienende UI im Responsive Design
- Mails lesen, schreiben, beantworten, weiterleiten
- Profile anlegen und Signaturen festlegen
- Ordner einrichten, benutzerdefinierte Marker setzen, Filter erstellen
- Automatische Antworten generieren (Abwesenheitsbenachrichtigungen)
- Suchfunktion
- Verwaltung von Whitelist, Blacklist, Spamfilter
Kalender und Synchronisation (CalDAV)
Beim Thema Kalender und Termine sollte man nach folgenden Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten Ausschau halten:
- Kalendereinträge erstellen
- Einmalige Events anlegen
- Wiederholungen, Ausnahmeregelungen einrichten
- Erinnerungsfunktion
- Einladungen senden und empfangen
- Informationen auf anderen Endgeräten und in Software synchronisieren
- Einbindung von mobilen Endgeräten auf Android- und/oder iOS-Basis (iPhone)
- Nutzbar mit Outlook, Thunderbird, Mac (Mail/iCal) und anderen Clients
Adressbuch und Synchronisation (CardDAV)
Was die Kommunikationskontakte anbelangt, gehören diese Features in eine brauchbare Groupware-Lösung:
- Kontakte speichern und verwalten
- Informationen auf anderen Endgeräten und in Software synchronisieren
- Einbindung von mobilen Endgeräten auf Android- und/oder iOS-Basis (iPhone)
- Nutzbar mit Outlook, Thunderbird, Mac (Mail/Adressbook) und anderen Clients
Die Aufgaben-/Notizfunktion wird hier nicht näher beschrieben, weil sie im Hinblick auf Technik und Anwendung dem Kalender gleicht.
Specials, auf die man achten sollte
In den vorherigen Abschnitten wurden die absoluten „Must-Haves“ dargestellt, die in jeder ernstzunehmenden Groupware Software anzutreffen sein müssen. Darüber hinaus bringen bestimmte Produkte interessante zusätzliche Features mit, die einen genaueren Blick lohnen. Das gilt insbesondere für die Open-Source-Lösung SOGo, für die wir bei SaaS Web eine besondere Vorliebe entwickelt haben.
Dort findet sich unter anderem die ActiveSynch-Funktion. Sie dient dazu, E-Mail, Adressbuch und Kalender über einen Zugang auf iOS- oder Android-Endgeräten einzurichten. Hat man dieses „Exchange-Konto“ angelegt, finden sich Kalender und Adressbücher automatisch in den jeweils relevanten Apps und müssen dort nur noch angezeigt werden, falls sie nicht schon automatisch aktiviert worden sind.
Auch die Shared-Folder-Unterstützung ist ein Feature, das man auf dem Schirm haben sollte, und das zum Funktionsumfang von SOGo gehört. „Shared Folder“ bedeutet das, was man vermutet, nämlich „geteilter Ordner“. Hier kommt eine Besonderheit des Internet Message Access Protocol (IMAP) zum Tragen: Über so genannte Access Control Lists (ACL) kann man diversen Usern den Zugriff auf ein Konto mit allen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen erlauben und genau festlegen, was wer darf. User A etwa soll nur lesen können, User B die Mails aus dem Unterverzeichnis bearbeiten, während User C den vollen Zugriff erhält. Auf dieser Basis kann man die Kommunikation in der Gruppe flexibel regeln und die damit verbundenen Aufgaben effizienter erledigen. Die Möglichkeit, alle gelesenen Mails als solche zu markieren oder den Status bei jedem Nutzer individuell zu setzen, ist ein weiteres Feature der Shared Folder.
Fazit
Auch in der gebotenen Knappheit des Beitrags wird deutlich, dass professionelle und vielfältige Funktionalität bei Groupware Software heute nicht mehr nur bei den „üblichen Verdächtigen“ zu finden ist. Gerade im Open-Source-Umfeld hat sich in dieser Hinsicht viel getan, und es lohnt sich, das Lösungsangebot am Markt genauer unter die Lupe zu nehmen. Wir bei SaaS Web sind immer nah am Geschehen dran und sorgen dafür, dass Sie in diesem Umfeld die Lösung erhalten, die am besten zu Ihren individuellen Prozessen, Anforderungen und Wünschen passt – sprechen Sie uns an!
Mit der neuen OTRS-Version kommen zahlreiche neue interessante Features wie zum Beispiel eine Erweiterung der Kalenderfunktion zur Organisation von Mitarbeitern und Teams oder im Bereich Security, die Möglichkeit die gesamte Kommunikation zu verschlüsseln – Ticket-Benachrichtigungen können signiert und verschlüsselt werden.
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