OpenProject, mode d’emploi – première partie

A l’occasion du lancement de la nouvelle version d’OpenProject (version 7), nous avons choisi de mettre cette application à l’honneur en lui consacrant un article dans notre Blog !

Nous allons vous présenter les 6 briques majeures qui font OpenProject managé. En ajoutant le terme « managé » à OpenProject, j’ajoute la sérénité et la tranquillité d’esprit : ne vous souciez pas de sa maintenance ; SaaS Web s’en occupe.

Tout d’abord, nous mettrons l’accent sur les 4 briques indispensables à la bonne utilisation du logiciel en détaillant les principales fonctionnalités puis nous nous pencherons sur 2 briques « d’accompagnement » plus qu’utiles pour une bonne prise en main de l’outil et surtout assurer une mise à jour en continue. En fil rouge, nous vous présenterons les nouveautés de la version 7.

Destiné essentiellement aux PME et startups, OpenProject est une application open source de gestion de projet. CRM, ventes, planification, suivi, collaboration, facturation, paiement…cet outil vous permet de ne plus rien laisser au hasard.

CONCEPTION DÉFINITION&PLANNING EXECUTION CONTRÔLE

Nous allons voir en détails les outils disponibles à chaque étape de gestion de projet.

1. La conception de votre projet.

Un projet démarre souvent autour d’une idée, d’un brainstorming ou alors en réaction à un concurrent ou au tendance du marché.

Une fois les idées collectées et les premières guidelines définies, créez votre projet et éventuellement des sous-projets puis venez y intégrer autant de tâches que nécessaire. Appelées Work Package, ces tâches permettent de définir clairement toutes les actions à réaliser pour développer le projet.

Comprendre en détail ce qu’est un Work Package et les éléments qui le composent est indispensable à l’utilisation d’OpenProject : une fois assimilé, vous aurez déjà réalisé plus de la moitié du chemin.

Work package : Sous-ensemble d’un projet qui peut être affecté à une équipe ou à une personne spécifique pour l’exécution d’une action : tâches, bugs, repère et plus encore. Un Work Package a un type, un identifiant et un sujet.

Au niveau de la gestion d’un projet, d’autres attributs peuvent être ajoutés, tels que le responsable de la réalisation du travail, le nom de la version à laquelle un paquet de travail est affecté, le nombre de tâches affectées pour évaluer la taille du projet ect…

Nouveau : Il peut être difficile d’appréhender toutes les informations contenues dans un Work Package sur un petit écran, aussi la version 7 offre la possibilité de passer en mode Zen. En cliquant sur l’icône du mode Zen, masquez la navigation de côté et d’en-tête et affichez uniquement les informations du Work Package. Le mode Zen active également le mode plein écran du navigateur.

Prenons un exemple : votre objectif est de créer un site Web pour un client et d’assurer tout le suivi de la conception jusqu’à la facturation.

La 1ère action pourrait être : créer un site Web dont une des étapes pourrait être de créer la navigation du site Web.

A chaque action, vous devez définir s’il s’agit :

  • d’une tâche (Task) – action concrète à réaliser par une ou plusieurs personnes pour une date définie. Par exemple : créer la navigation du site Web
  • d’un bug – là aussi il s’agit d’une action bien précise à mener dans un temps imparti. Par exemple : corriger le lien de la page www.

L’ensemble des tâches et des bugs sont indiqués dans la timeline (chronologie ou ligne du temps) du projet sous forme de phase ou de repère.

  • Phase – Work Packages avec différentes dates de début et de fin.

Par exemple : créer le concept du site Web.

  • Jalon ou repère (Milestone) – Work Packages avec des dates de début et de fin identiques.

Par exemple : Tester les fonctions du site Web.

Un statut défini la progression de chaque action : en cours, programmé, terminé…

Nouveau : Une dernière nouveauté concernant les Work Packages : la possibilité de filtrer ces derniers par date (par exemple, Date de début, Date d’échéance, Créé le, Mise à jour) est maintenant incluse dans l’option de filtrage en fonction d’une date fixe.

2. La définition & le planning du projet

Plusieurs outils sont à votre disposition pour suivre et gérer votre projet : la timeline (ligne du temps), le calendrier et la roadmap (feuille de route). Pour chacun de ces outils, vous êtes libre de modifier les éléments que vous souhaitez y voir figurer.

La timeline de votre projet vous permet d’avoir une vision globale de votre projet. D’un coup d’œil, identifiez quelle équipe ou quelle personne délivrera tel ou tel Work Package. Vous pouvez rapidement repérer les retards ou les manquements. Il vous est tout à fait possible de créer et de suivre plusieurs projets simultanément dans une seule ligne du temps.

Nouveau : La timeline fait partie des éléments enrichis dans la nouvelle mouture OpenProject. Celle-ci est encore plus interactive et conviviale. Alors que la version précédente nécessitait plusieurs étapes pour chaque mise à jour, la nouvelle timeline permet une création et une mise à jour rapide des éléments directement dans celle-ci par glisser-déposer. Aussi, il est désormais possible de mettre en relation 2 Work Packages différents et de voir visuellement, dans la timeline, ces relations.

L’ensemble des phases et des actions à mener est automatiquement indiqué dans un module Calendar qui permet d’afficher et d’utiliser un calendrier dans un projet.

Visualisez facilement l’état d’avancement avec la roadmap. La page d’aperçu de la Roadmap affiche les versions classées par ordre alphabétique et les Work Packages qui leur sont assignés.

Obtenez un aperçu des étapes suivantes, des versions, ect… Vérifiez le statut des livrables et le temps alloué (time tracking) pour différentes actions.

Le time tracking est également un module. Il permet aux utilisateurs de consigner le temps passé sur chaque Work Package. Une fois que le module de suivi du temps est activé, le temps passé sur chaque action peut être enregistré via le menu d’action d’un Work Package.

Vous retrouverez dans notre prochain article les étapes finales de la gestion du projet : son exécution et le contrôle de celui-ci. En prime, nous nous pencherons sur l’accompagnement assuré par SaaS Web.

A bientôt !

PS : nous remercions l’équipe OpenProject qui nous a autorisé à utiliser les captures d’écrans utilisées dans cet article.

[Update] Steve : maintenance avec comparaison d’images – Gestion WordPress pour professionnels

Action : mises à jour WordPress

Les mises à jour de base WordPress fonctionnent généralement sans aucun problème. Cependant lors des mises à jour de plugins ou de thèmes cela peut se passer differemment. Les causes de certaines difficultés de mises à jour peuvent être très différentes : bugs dans le plugin lui-même, problème de compatibilité avec d’autres plugins … l’impact potentiel des erreurs est également très différent, dans certains cas, c’est le site dans son intégralité, qui ne s’affiche plus ou alors des messages d’erreur PHP peuvent apparaître au milieu de la page. La plupart du temps, il ne s’agit que de petits désagréments, mais qui restent néanmoins indésirables.

 

Comparaison des captures d’écran après une mise à jour

Avec le système de comparaison « avant et après » sous forme de captures d’écran automatiques du site, même de petites erreurs peuvent être détectées. Le système recherche automatiquement tout changement et indique le nombre de différences observées (en%).

Les erreurs survenues sont conservées dans l’historique des mises à jour de Steve avec les captures d’écran correspondantes. Cela permet, le cas échéant, l’importation de sauvegardes appropriées – par défaut, à chaque processus de mises à jour, une sauvegarde est créée pour le site.

Le Steve de demain : sauvegarde automatique de restauration, marquage (tagging) automatique de plugin et bien plus…

Prochainement, il est prévu d’étendre la fonctionnalité SLA pour nos clients WordPress :

  • Les clients pourront recevoir un e-mail avec un lien vers la comparaison des captures d’écran afin de vérifier que tout est en ordre pour la mise à jour.
  • Les clients pourront spécifier que tout est en ordre, ou alors que des erreurs sont apparues ; les messages seront directement transmis à Steve afin de restaurer la version précédente. Steve pourra tagger les plugins comme « cassé » le cas échéant.
  • Le processus de staging (copie du site et mises à jour effectuées sur la copie) peut également être transposé : après avoir été validé par le client, la mise à jour est effectuée sur l’instance WordPress en live.

Steve : le nouvel outil de management WordPress de SaaS Web.

Steve : le nouvel outil de management WordPress de SaaS Web.

Après plusieurs mois de développement, Steve est enfin lancé en production. Steve, c’est la perfection-même et vous allez comprendre pourquoi en lisant cet article. Steve, c’est aussi un prénom. Mais pourquoi avoir choisi ce prénom pour ce nouvel outil ? En hommage à Steve Jobs mais pas seulement. Siri, Alexa, Cortana…cela vous dit quelque chose ? Il s’agit des noms donnés à certains bots (logiciels ou programmes informatiques) intelligents. SaaS Web a voulu rétablir l’égalité homme-femme et a donc baptisé son bot, Steve. Profitons de cet article pour aussi remercier Daniel Jagszent, associé de SaaS Web, qui a longuement travaillé pour développer ce projet.

Steve remplace InfiniteWP.

InfiniteWP (IWP) est une application Web PHP/MySQL populaire qui permet la gestion de nombreux sites Web WordPress. Cette application est gratuite mais pour un usage professionnel, il est indispensable d’utiliser ses add-ons payants. IWP offre de nombreuses fonctionnalités au travers de ses extensions. De nouvelles fonctions sont en permanence développées, malgré cela, l’application n’a jamais donné entière satisfaction.

D’une part, les fonctionnalités nécessaires et donc très importantes pour la gestion de site Web professionnels (comme le SLA pour la gestion des mises à jour ou les sauvegardes automatiques avant les mises à jour) ne sont pas disponibles.

D’autre part, la qualité intrinsèque du logiciel n’est pas satisfaisante : nombreux bugs, fonctionnalités inachevées…

Steve gère WordPress de façon professionnelle.

Avec cette nouvelle application (écrite en Ruby on Rails), la gestion des sites Web WordPress est parfaitement adaptée aux besoins de SaaS Web.

Zoom sur les principales features :

  • Détection automatique des instances WordPress sur les serveurs.
  • Installation automatique de plugin-MU (Must Use) SaaS Web pour gérer la communication entre WordPress et Steve.
  • Sauvegardes automatiques optionnelles à chaque mise à jour
  • Sauvegardes quotidiennes (de nuit) de toutes les instances WordPress. (Sauvegarde de fichiers incrémentielle)
  • Restauration des sauvegardes en 1 clic
  • Intégration SLA individuelle : par exemple, pour les sites VIP les mises à jour ne sont possibles qu’en dehors des heures d’ouverture (à l’exception des mises à jour de sécurité)
  • Audit de vérification : Login de toutes les actions utilisateurs sur WordPress
  • Prise en charge pour les sites WordPress multi-sites.

Steve, la facilité d’utilisation

Steve est l’employé modèle qui travaille beaucoup mais il est aussi un logiciel ergonomique qui permet, au quotidien, de travailler avec WordPress de manière confortable et efficace.

Voici quelques exemples :

  • Menu simple sans imbrications compliquées
  • Champ de recherche pour les sites Web muni d’un système d’auto-complétion
  • Raccourcis pour chaque action directement dans la liste des sites
  • Communication entre le navigateur et le serveur via WebSocket pour un rafraichissement des résultats sans recharger la page.

Steve : le partenaire de demain

SaaS Web a déjà planifié la prise de capture d’écran des pages d’accueil (et d’autres pages) de facon automatique avant et après une mise à jour pour rendre des comparaisons possibles et agir en cas de changements non souhaités.

Grace à ces captures d’écran, la restauration d’un backup est plus rapide car l’on possède une image de ce que l’on doit restaurer.

Notez aussi que la création d’un clone d’un site live avant une mise à jour – actuellement ce processus est possible mais manuel – si le rendu est correct, la mise à jour peut être lancée en live.

SaaS Web continue de travailler sur bien d’autres fonctionnalités … soyez patients.