Les signes qui montrent que vous avez besoin d’un outil de collaboration en ligne.

Vous êtes chef de projet mais vous passez le plus clair de votre temps à réceptionner des fichiers, les updater et les renvoyer (avec un lien FTP).

Voici 2 scénarios dans lesquels vous vous retrouverez surement :

Vous n’êtes pas un dinosaure et vous avez abandonné la clé USB pour partager vos fichiers, c’est bien. Par contre, vous utilisez encore votre boîte email pour distribuer les documents… Vous vous posez constamment ces questions : qui a créé ce fichier ? Quand ? Est ce la bonne version ? Est ce que je peux envoyer une pièce jointe de 50Mo ? Si je croise les doigts, mon email passera-t-il ? La boîte email du destinataire va-t-elle exploser ?

 

Ou bien, vous n’êtes plus un dinosaure et vous avez également abandonné l’utilisation de votre boite email pour partager vos fichiers. C’est très bien. Vous avez opté pour un serveur FTP. C’est bien pensé mais…

Vous avez maintenant besoin de données d’accès, et aussi de gérer la distribution de ces données d’accès à chaque personne intégrée au projet (de plus, chaque utilisateur a besoin d’un client FTP pour accéder aux données). Vos fichiers sont dédoublés donc vous devez vérifiez que vous partagez bien la dernière version. Enfin, vous devez prévenir tout le monde que la dernière version est disponible sur le serveur FTP. Puis, il vous faut redonner les données d’accès à ceux qui ne les ont pas conservées etc.…bref, une belle ritournelle.

 

Simplifiez-vous la tâche et redevenez chef de projet. Avec Nextcloud managé par SaaS Web, vous avez la possibilité de travailler directement dans l’espace stocké (pas de doublons) en utilisant l’application (gratuite) qui synchronise les documents automatiquement et en toute transparence avec l’espace de stockage en ligne.

Les utilisateurs sont automatiquement notifiés lorsqu’un nouveau fichier est mis à disposition (ou un fichier actualisé – Nextcloud permet de versionner les fichiers). De plus, votre espace de stockage vous appartient : la confidentialité des données est garantie. Si vous le souhaitez, vous pouvez crypter les données sur le serveur ; l’accès via le navigateur ou l’application installée en local est chiffrée (SSL).

Vous pouvez aussi utiliser Nextcloud en mobilité depuis votre téléphone mobile, chose pratique lorsque que vous êtes en déplacement sur le terrain et qu’il faut consulter des informations sur place.

 

Lors d’une réunion de projet, vous passez plus de temps à remettre tout le monde à la page qu’à avancer sur l’évolution dudit projet.

Lors d’une réunion d’avancement, il y a fort à parier que l’un des collaborateurs découvre toujours une information pourtant capitale. Un autre n’aura pas été informé que l’équipe comptait sur lui pour, justement, ne pas arriver les mains dans les poches. Un autre n’est tout simplement pas là et la moitié d’entre eux n’ont pas reçu les derniers documents mis à jour… et cela malgré l’implication d’une personne pour noter toutes les tâches, les attribuer, les partager etc.…

Cette situation fait partie des classiques au sein des entreprises peu ou pas équipées en outil de collaboration et qui ont grandi ou dont les projets se sont multipliés ou complexifiés. A partir d’un certain nombre de collaborateurs, travailler sans outil devient impossible.

 

 

Avec OpenProject managé par SaaS Web, cette gestion est plus simple et surtout très efficace.

Grâce aux « Work packages », vous pouvez suivre les activités de chaque projet, voir les comptes rendus, les statuts, les priorités, les dates d’échéance et les responsables etc.…

Planifiez une réunion facilement et joignez-y l’ordre du jour sous forme de lien.

Contrôlez, d’un clic et en toute transparence, vos projets en configurant les rapports de projets : temps passé, budget, évaluations.

En plus, OpenProject est compatible avec ITIL, le référentiel des bonnes pratiques du management du système d’information.

 

Pour vous, gérer un projet signifie : 150 emails dont 20% non lus, une boîte email pleine à craquer, une même réponse donnée 7 fois et un grand mal de tête.

Quand plusieurs personnes s’envoient des emails sur un projet, cela génère vite 75 emails sur 3 jours ; vous devenez alors un personnage à mi-chemin entre le détective privé et le marathonien. Détective car vous devez partir à la recherche de l’information nécessaire à la compréhension du dernier email reçu : Information qui se cache parmi les 5 emails encore non lus qui ont été envoyés pendant votre réunion à l’extérieur de l’entreprise. Marathonien car c’est un travail de longue haleine qu’il faut répéter chaque jour, pour chaque projet.

Ce mode de travail vous fait perdre du temps et beaucoup d’énergie.

Avec Mattermost managé par SaaS Web, profitez d’une plateforme communautaire moderne et performante.

Mattermost vous permet d’échanger entre plusieurs utilisateurs tout en évitant de nombreux emails. Vous pouvez choisir de communiquer de façon informelle ou sur un projet en mode public ou privé avec un ou plusieurs utilisateurs.

Idéale pour une organisation interne, vous pouvez utiliser l’application, en mobilité, directement depuis votre Smartphone. Enfin, aucune conversation ne se perd grâce à un historique consultable.

Cerise sur le gâteau, la gestion de l’application par SaaS Web qui vous assure un espace dédié (non partagé) et une sécurité à 100%.

Retrouvez votre sérénité et concentrez-vous votre cœur de métier grâce à ces outils collaboratifs en ligne et au Savoir-Faire SaaS Web.

Profitez d’un management géré par SaaS Web pour vous garantir une prise en charge de l’administration système, des mises à jour manuelles en continu, une surveillance proactive de la disponibilité et de la performance, une configuration sur-mesure et le Top de la sécurité.