OpenProject, mode d’emploi – première partie

A l’occasion du lancement de la nouvelle version d’OpenProject (version 7), nous avons choisi de mettre cette application à l’honneur en lui consacrant un article dans notre Blog !

Nous allons vous présenter les 6 briques majeures qui font OpenProject managé. En ajoutant le terme « managé » à OpenProject, j’ajoute la sérénité et la tranquillité d’esprit : ne vous souciez pas de sa maintenance ; SaaS Web s’en occupe.

Tout d’abord, nous mettrons l’accent sur les 4 briques indispensables à la bonne utilisation du logiciel en détaillant les principales fonctionnalités puis nous nous pencherons sur 2 briques « d’accompagnement » plus qu’utiles pour une bonne prise en main de l’outil et surtout assurer une mise à jour en continue. En fil rouge, nous vous présenterons les nouveautés de la version 7.

Destiné essentiellement aux PME et startups, OpenProject est une application open source de gestion de projet. CRM, ventes, planification, suivi, collaboration, facturation, paiement…cet outil vous permet de ne plus rien laisser au hasard.

CONCEPTION DÉFINITION&PLANNING EXECUTION CONTRÔLE

Nous allons voir en détails les outils disponibles à chaque étape de gestion de projet.

1. La conception de votre projet.

Un projet démarre souvent autour d’une idée, d’un brainstorming ou alors en réaction à un concurrent ou au tendance du marché.

Une fois les idées collectées et les premières guidelines définies, créez votre projet et éventuellement des sous-projets puis venez y intégrer autant de tâches que nécessaire. Appelées Work Package, ces tâches permettent de définir clairement toutes les actions à réaliser pour développer le projet.

Comprendre en détail ce qu’est un Work Package et les éléments qui le composent est indispensable à l’utilisation d’OpenProject : une fois assimilé, vous aurez déjà réalisé plus de la moitié du chemin.

Work package : Sous-ensemble d’un projet qui peut être affecté à une équipe ou à une personne spécifique pour l’exécution d’une action : tâches, bugs, repère et plus encore. Un Work Package a un type, un identifiant et un sujet.

Au niveau de la gestion d’un projet, d’autres attributs peuvent être ajoutés, tels que le responsable de la réalisation du travail, le nom de la version à laquelle un paquet de travail est affecté, le nombre de tâches affectées pour évaluer la taille du projet ect…

Nouveau : Il peut être difficile d’appréhender toutes les informations contenues dans un Work Package sur un petit écran, aussi la version 7 offre la possibilité de passer en mode Zen. En cliquant sur l’icône du mode Zen, masquez la navigation de côté et d’en-tête et affichez uniquement les informations du Work Package. Le mode Zen active également le mode plein écran du navigateur.

Prenons un exemple : votre objectif est de créer un site Web pour un client et d’assurer tout le suivi de la conception jusqu’à la facturation.

La 1ère action pourrait être : créer un site Web dont une des étapes pourrait être de créer la navigation du site Web.

A chaque action, vous devez définir s’il s’agit :

  • d’une tâche (Task) – action concrète à réaliser par une ou plusieurs personnes pour une date définie. Par exemple : créer la navigation du site Web
  • d’un bug – là aussi il s’agit d’une action bien précise à mener dans un temps imparti. Par exemple : corriger le lien de la page www.

L’ensemble des tâches et des bugs sont indiqués dans la timeline (chronologie ou ligne du temps) du projet sous forme de phase ou de repère.

  • Phase – Work Packages avec différentes dates de début et de fin.

Par exemple : créer le concept du site Web.

  • Jalon ou repère (Milestone) – Work Packages avec des dates de début et de fin identiques.

Par exemple : Tester les fonctions du site Web.

Un statut défini la progression de chaque action : en cours, programmé, terminé…

Nouveau : Une dernière nouveauté concernant les Work Packages : la possibilité de filtrer ces derniers par date (par exemple, Date de début, Date d’échéance, Créé le, Mise à jour) est maintenant incluse dans l’option de filtrage en fonction d’une date fixe.

2. La définition & le planning du projet

Plusieurs outils sont à votre disposition pour suivre et gérer votre projet : la timeline (ligne du temps), le calendrier et la roadmap (feuille de route). Pour chacun de ces outils, vous êtes libre de modifier les éléments que vous souhaitez y voir figurer.

La timeline de votre projet vous permet d’avoir une vision globale de votre projet. D’un coup d’œil, identifiez quelle équipe ou quelle personne délivrera tel ou tel Work Package. Vous pouvez rapidement repérer les retards ou les manquements. Il vous est tout à fait possible de créer et de suivre plusieurs projets simultanément dans une seule ligne du temps.

Nouveau : La timeline fait partie des éléments enrichis dans la nouvelle mouture OpenProject. Celle-ci est encore plus interactive et conviviale. Alors que la version précédente nécessitait plusieurs étapes pour chaque mise à jour, la nouvelle timeline permet une création et une mise à jour rapide des éléments directement dans celle-ci par glisser-déposer. Aussi, il est désormais possible de mettre en relation 2 Work Packages différents et de voir visuellement, dans la timeline, ces relations.

L’ensemble des phases et des actions à mener est automatiquement indiqué dans un module Calendar qui permet d’afficher et d’utiliser un calendrier dans un projet.

Visualisez facilement l’état d’avancement avec la roadmap. La page d’aperçu de la Roadmap affiche les versions classées par ordre alphabétique et les Work Packages qui leur sont assignés.

Obtenez un aperçu des étapes suivantes, des versions, ect… Vérifiez le statut des livrables et le temps alloué (time tracking) pour différentes actions.

Le time tracking est également un module. Il permet aux utilisateurs de consigner le temps passé sur chaque Work Package. Une fois que le module de suivi du temps est activé, le temps passé sur chaque action peut être enregistré via le menu d’action d’un Work Package.

Vous retrouverez dans notre prochain article les étapes finales de la gestion du projet : son exécution et le contrôle de celui-ci. En prime, nous nous pencherons sur l’accompagnement assuré par SaaS Web.

A bientôt !

PS : nous remercions l’équipe OpenProject qui nous a autorisé à utiliser les captures d’écrans utilisées dans cet article.

Quand l’univers du luxe s’invite chez SaaS Web, le choc des cultures n’a pas lieu.

D’un côté, un titre de presse de renom spécialiste des tendances dans le monde du luxe : Luxsure. De l’autre, des experts passionnés du Web, de WordPress et de dev. : SaaS Web.

Ces 2 univers bien distincts se sont pourtant parfaitement compris quant aux besoins et contraintes de la gestion du site luxsure.fr.

Créé en 2008, Luxsure est un groupe de presse international dédié au luxe. Le blog Luxsure.fr retrace, décrypte et scrute toutes les tendances sur différents thèmes : art de vivre, culture, mode, horlogerie, joaillerie, voyages… Luxsure, c’est plus de 10 000 articles publiés et jusqu’ à 65000 visiteurs uniques par mois, près de 12 000 followers sur Twitter, plus de 13500 fans sur Facebook. Sur le fond, Luxsure se consacre au beau et à l’exigence. Sur la forme, également. Le site, est intransigeant en terme de ressources et de performance.

« Nous sommes l’un des acteurs média online les plus actifs de la presse luxe. A ce titre, nous avons besoin d’être sûr de la performance et de la disponibilité de notre site. Flexible, expert et toujours joignable, SaaS Web nous a semblé être le partenaire idéal. » Pascal Iakovou, créateur groupe de presse Luxsure et rédacteur en chef.

WordPress est parfaitement approprié pour ce type d’architecture et de besoins. SaaS Web a su rassurer quant à sa capacité à manager le site : updates, upgrades, services de sécurité 24/7 (patchs de sécurité, gestion des malwares, correctifs, sauvegardes de données).

« Nous sommes toujours ravis qu’un site d’envergure fasse appel à nos services et conseils. Par nos clients, nous découvrons des secteurs d’activités, des métiers riches et vivants et nous trouvons notre récompense dans le fait d’être un maillon de la chaine de leur réussite. » Matthias Wulkow

SaaS Web offre des solutions adaptées aux artisans. Zoom sur le témoignage de Bo Stores.

Expert en serrurerie – spécialiste de tous les systèmes de motorisation pour les volets roulants, stores et portes de garage, le gérant de BO STORES avait besoin de refondre son site Web initialement conçu avec un logiciel de création de site en ligne peu flexible.

« Je recherchais une solution économique et clé-en-main, car je n’ai ni le temps, ni les connaissances techniques pour créer un site moi-même. Il me fallait aussi quelque chose de plus qualitatif avec un rendu plus professionnel pour assurer ma crédibilité auprès de prospects mais aussi pour être plus visible en ligne et mieux référencé. » Yves-Marie Bartouche, gérant de l’entreprise BO STORES.

En proposant l’utilisation de WordPress, SaaS Web a pu fournir un site professionnel qui pourra s’enrichir au fil du temps de nouvelles photographies des chantiers réalisés. En assurant l’accompagnement, des conseils ont été donnés quant au contenu pour un meilleur référencement.

« Je suis satisfait de mon site bo-stores.fr. J’ai aussi une adresse email professionnelle @bo-stores.fr, idéale pour prospecter. Le fait que SaaS Web gère l’hébergement (Hébergement managé) a aussi été un argument de poids car je ne souhaite pas m’impliquer dans la gestion de mon site. Je laisse les professionnels s’en charger !»

Témoignage client Art Crash : rien de sert de courir, il faut partir à point.

Rien ne sert de courir, il faut partir à point.“ Jean de la Fontaine

La vie en agence est riche et parfois stressante. Passé l’euphorie, il arrive que des projets gagnés fassent émerger plusieurs challenges : comment répartir la charge de travail, quelle capacité a-t-on en interne ? De plus, des prises de décisions tardives des annonceurs peuvent faire déraper les plannings, le travail en flux tendu peut entrainer un phénomène de congestion en particulier en période de rush.

Art Crash tient pourtant le cap depuis plus de 30 ans.

Spécialisée B2B, agile et experte, Art Crash met en œuvre des réponses concrètes qui permettent d’optimiser le business de ses clients et de créer de la valeur. Construction et développement de marque, d’image de marque, de stratégies Web, de marketing ou relations presse, Art Crash n’a pas de limite pour satisfaire ses clients. Depuis plusieurs années, le Web a pris une place considérable en termes de volume et de complexité dans les projets portés par l’agence. Partant de ce postulat, Art Crash a cherché un partenaire fiable pour la seconder et l’accompagner.

Les relations professionnelles se construisent dans le temps et au fil des projets et des succès remportés. Art Crash et SaaS Web sont un bel exemple de relations qui fonctionnent.

Revenons sur ce partenariat.

L’art de la réussite consiste à savoir s’entourer des meilleurs.“ John Fitzgerald Kennedy

A l’origine, Art Crash avait fait appel à SaaS Web pour la conception d’un site Web pour l’un de leurs clients. Le cahier des charges imposait l’utilisation du CMS TYPO3 et le fournisseur devait également assurer l’hébergement de ce site. SaaS Web a livré le site dans les temps et en conformité. Cette bonne relation a débouché sur un autre projet.

Cette fois-ci, l’objectif était la refonte intégrale d’un site. L’agence Art Crash s’est retrouvée confrontée à 2 problèmes : l’un technique, l’autre humain.

En effet, la technologie d’origine utilisée était le CMS open source Joomla. Ce CMS rendait la programmation difficile et chère à réaliser. En effet, les logiciels open source s’appuient à 100% sur leurs communautés pour assurer les mises à jour, nouvelles fonctionnalités…leurs vies et leurs développements en dépendent totalement. Plus la communauté est grande, plus les idées foisonnent et plus le CMS est optimal, simple et rentable à l’utilisation.

« Nous ne nous étions pas réellement rendu compte de la perte de temps et d’argent qu’impliquait l’utilisation d’un CMS obsolète. SaaS Web nous a permis de le réaliser et d’agir en conséquence. » Art Crash

De plus, avec des ressources de développement en interne limitées, sans collaborateur dédié, difficile d’assumer la lourde charge technique qu’implique la conception et la gestion et l’hébergement de site Web professionnel.

SaaS Web a alors proposé l’utilisation d’un CMS open source en meilleure adéquation avec leurs besoins : WordPress. La communauté WordPress n’est plus à présenter. Le CMS est dernier-cri et riche en fonctionnalités (essentiellement grâce à l’infinie quantité de plugins). Cela le rend plus rapide, moins cher à développer et, cela compte énormément, plus simple à manager pour le client final.

Le test s’est révélé concluant. L’agence et le client final sont satisfaits.

Par ailleurs, l’hébergement assuré par SaaS Web intègre également le suivi qualité, les updates, les sauvegardes… autant de leviers primordiaux pour le bon fonctionnement du site. Chronophage et parfois complexe, ce suivi est néanmoins indispensable pour répondre aux exigences du Web actuelles et assurer la meilleure expérience au client final.

« En déléguant l’expertise et le suivi technique à un professionnel, nous gagnons en temps et en qualité sur notre cœur de métier et notre valeur ajoutée. Avec SaaS Web nous sommes sur un mode gagnant-gagnant. » Art Crash

Depuis, 5 autres sites WordPress et WooCommerce ont été développés et hébergés pour ArtCrash dont leur propre nouveau site Web ce qui représente une véritable marque de confiance !

SaaS Web est devenu un partenaire fiable.

Pour moi, il est primordial de bien cerner les attentes des clients pour lancer leurs projets sur des bases solides et de les accompagner à chaque étape. Tous les jours. Ensemble.“ Matthias Wulkow

Parce que proposer le bon service ne suffit plus, SaaS Web mise aussi sur l’accompagnement. Les conseils d’amélioration de SaaS Web concernent toujours plusieurs leviers.

Il peut s’agir de conseils concernant le contenu même d’un site Web car une modification pouvant apparaitre comme insignifiante peut faire gagner des heures de travail en développement ! Autant d’argent économisé.

SaaS Web intervient aussi en amont d’une présentation client ou avant l’envoi d’une recommandation en réponse à un appel d’offre. Cette démarche permet à Art Crash d’affiner son travail et d’évaluer au mieux l’enveloppe budgétaire. En réussissant à mieux s’aligner sur la concurrence, l’agence remporte davantage de compétition. Un succès pour elle mais également pour SaaS Web !

Comme la morale de la fable de Jean de La Fontaine, rien ne sert de courir : il est important de prendre un temps d’écoute pour analyser le client et ses demandes : Un projet qui démarre sur des bases solides va se construire dans les meilleures conditions. Art Crash et SaaS Web ont su prendre le temps et avancer ensemble et ils sont aujourd’hui fiers de ce partenariat.

Coli surprise, coffret mensuel…la box débarque ! Zoom sur l’e-commerce par abonnement.

Vous avez sûrement déjà entendu parlé de box. Il en existe de toutes sortes et pour tous les goûts. C’est le petit cadeau – généralement mensuel – que vous pouvez offrir via un abonnement Internet trimestriel, semestriel ou annuel. Véritable phénomène en plein essor, il s’agit d’une branche à part entière de l’e-commerce – l’e-commerce par abonnement.

Nous nous intéressons aujourd’hui à une box dédiée au textile et à tous les adeptes ou adeptes en devenir du crochet, des passepoils et autres plis piqués – les adeptes de la couture, du travail manuel et de la créativité.

Avec textilBox.fr, vivez l’expérience de la couture créative !

Comme toutes entreprises présentent uniquement sur Internet, la conception du site Web est une tâche ardue mais néanmoins primordiale. Accompagnée par SaaS Web, sa créatrice, Violeta Vazquez Lumbreras, a choisi de concevoir un site Web didactique pour expliquer son concept et présenter les différentes box disponibles.

„Il est important pour moi d’offrir un service de grande qualité à mes clients, aussi je conçois chaque box avec le plus grand soin. Quant à la conception et à la maintenance de mon site Web, j’ai fait le choix d’un hébergement managé par SaaS Web afin de me libérer des contraintes techniques pour favoriser ma créativité et ne me concentrer que sur mes clients.“ Violeta.

 

Afin d’émerger dans ce panorama concurrentiel, le site Web a été déployé en allemand et en espagnol avec des noms de domaine en .de et .es.

Agrémenté d’un Blog, le site Web offre un large choix d’idées et permet aux utilisateurs d’échanger autour de leurs créations.