Das Ferienportal ferien-karslruhe.de bietet hauptsächlich Freizeiten in und um Karlsruhe sowie Sprach-, Spaß- und Entdeckungsreisen ins europäische Ausland. Das Angebot richtet sich an Kinder im Alter von 6 bis 16 Jahren und hat einen großen Fokus auf Inklusion - die Teamer sind geschulte Betreuer, die entsprechend individuell auf Bedürfnisse der Kinder eingehen können. Außerdem können Familien mit geringem Einkommen mit der Unterstützung durch verschiedene Förderprogramme rechnen, sodass die Kinder nicht auf wohltuenden Urlaub verzichten müssen.
Vom einfachen Reservierungssystem zum vollwertigen Buchungssystem
Schnell wurde erkannt, dass WooCommerce den benötigten Workflow nicht abbilden kann: denn anders als bei handfesten Produkten, die im Internet verkauft werden, und bei denen jede Bestellung sofort bezahlt wird und die verfügbare Menge im Lager heruntergezählt wird, werden bei ferien-karlsruhe.de Reservierungen kostenlos entgegengenommen und in einem zweiten Schritt eine Anzahlung zur verbindlichen Bestätigung der Reservierung gefordert. Erst kurz vor Antritt der Reise wird der Restbetrag beglichen und eine Teilnehmerkarte gedruckt.
Features, Features, Features
Eine Menge Features wurde speziell für das Ferienportal entwickelt. Hier solche aus der Kundensicht:
- Warenkorb Zeitlimitierung: damit Überbuchungen vermieden werden, wird die Verfügbarkeit eines Angebots beim Klick in den Warenkorb heruntergezählt. Jedoch muss der Warenkorb innerhalb einer bestimmten Zeit eingelöst werden, sonst wird das Angebot zurückgesetzt.
- Warteliste: wenn ein Angebot ausgebucht ist, kann ein Interessent sein Kind in die Warteliste eintragen. So kann das Kind eventuell dennoch teilnehmen, wenn eine andere Reservierung storniert wird.
- Erweiterte Angaben im Checkout: anders als in den meisten Onlineshops gibt es einen Besteller und das Kind, für das das Angebot reserviert wird. Es können mehrere Angebote und mehrere Kinder in beliebiger Kombination reserviert werden. Zu jedem Kind werden Informationen wie Name, Geburtsdatum und etwaige Besonderheiten (z. B. ADS/ADHS, Behinderung, ...) angegeben.
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Die Startseite des Ferienportals bietet ein Filter um schnell die wichtigen Parameter zu setzen und die Anzeige der Angebote einzugrenzen. Die Auswahlmöglichkeiten werden automatisch aus den Angeboten übernommen, sodass keine "Leichen" entstehen.
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Mit einem Klick auf "In den Warenkorb" startet ein Zähler rückwärts. Bei 0 wird der Warenkorbinhalt gelöscht. Die Zeit kann im WordPress Backend festgelegt werden.
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Im Bestellprozess (Kasse) muss zu jedem bestellten Angebot ein Kind zugeordnet werden. Die detaillierten Informationen sind notwendig um die Kinder richtig einzuteilen (beispielsweise wird bei Ferien mit Koffern, ein Mädchen in ein Mädchenzimmer platziert). Auch sind Angaben zu Behinderung wichtig um zu wissen ob die Teamer über entsprechende Qualifikationen verfügen.
Aus der Betreibersicht:
- Angebotsstatus: ein neu erstelltes Angebot durchläuft verschiedene Stati: Entwurf, Freigegeben, Buchbar, Ausgebucht, Abgeschlossen um die wichtigsten zu nennen.
- Kunden- und Reservierungsstatus: Besteller werden zu Bezugspersonen (es müssen nicht immer die Eltern sein), Kinder werden zu Teilnehmer, und Reservierungen zu Buchungen.
- Zuschüsse: es lassen sich verschiedene Zuschüsse zu Angeboten eintragen.
- Druckfunktion für Teilnehmerkarten: ist die Reise bezahlt, kann zu gegebenen Zeitpunkt die Teilnehmerkarte gedruckt werden. Hierzu wird der Druckauftrag mit dem netzinternen IIS Server übermittelt an dem die Drucker angebunden sind. Die Software (.NET) wurde hierfür von SaaS Web programmiert.
- Kundenkommunikation: anders als im Standard, können die Mailtemplates bei jedem manuellen Aufruf angepasst werden. Auch beinhalten sie individuell erstellte PDF-Anhänge. Die gesamte Kundenkommunikation wird darüber hinaus archiviert.
- Buchungsexport für Buchhaltungssoftware: der STJA arbeitet mit einer kommerziellen Buchhaltungssoftware zu der alle Geld Ein- und Ausgänge übermittelt werden müssen.
- Kassen: in der Geschäftsstelle befinden sich Geldkassen, deren Inhalt buchhalterisch festgehalten werden muss.
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Hier werden die bestehende Angebote gelistet und die wichtigsten Daten angezeigt. Außerdem können über die Buttons die Angebote bearbeitet werden (links), die damit verbundenen Teilnehmer, Reservierungen und Wartelisten (mitte) oder weitere Funktionen wie das Angebot kopieren oder den Verkauf abschließen (rechts).
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Über den Pfeil links lassen sich mehr Details zu einem Angebot anzeigen. Sollte die gesuchte Information nicht angezeigt werden, muss in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Dort können alle Parameter des Angebots eingesehen (und geändert) werden. -
Ein Angebot unterteilt sich in 6 Bereiche: die zwei ersten behandeln die Angaben zu Name, Ort, Typ und Beschreibung der Freizeit. Über den Reiter "Termine" wird der Zeitraum der Freizeit eingerichtet aber auch von wann bis wann das Angebot überhaupt buchbar ist. "Preise" bestimmt einerseits den Verkaufspreis, der auf der Website angezeigt wird. Darüber hinaus werden mögliche Aufschläge oder Zuschüsse eingerichtet. Über "Teilnehmer" wird die sowohl die minimale als auch die maximale Anzahl Teilnehmer bestimmt. Außerdem können Plätze in Gruppen eingeteilt werden, z. B. Jungs und Mädchen Unterkünfte.
WordPress und WooCommerce kompatibel
Besonders wichtig war bei der Entwicklung (immerhin ca. 400 Stunden Arbeit), dass das Ergebnis die Update-Fähigkeit von WordPress nicht beeinträchigt, was auch gelungen ist. Die im neuen Modul erstellten Angebote generieren (und überschreibt bereits existierende) WooCommerce Produkte, die auch über das entsprechende Menü gelistet und durchforstet werden können.
Professionelle WordPress Entwicklung von SaaS Web
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