Managed OpenProject

OpenProject – Schnellanleitung – Teil 2

Veröffentlicht am von Matthias Wulkow

Nachdem die elementaren Funktionen von OpenProject wie das Anlegen eines Projektes oder das Zuteilen bzw. Ändern des Status von Arbeitspaketen vorgestellt wurden, geht es nun weiter mit der Beschreibung anderer Funktionalitäten -  im Schnelldurchlauf.

Dashboard: die Projektübersicht

Damit die wichtigsten Eckdaten des Projektes auf einen Blick erfasst werden können, lassen sich die gewünschten Kenndaten  in der Projektübersicht (Dashboard) individuell zusammenlegen. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts, kann man aus den vorgeschlagenen Funktionen auswählen welche in welches vorgegebene Feld angezeigt wird.

Der Aktivitäten Stream

Für die Visualisierung des chronologischen Ablaufs der Aktivitäten im Projekt gibt es den Activity-Stream. Hier werden alle Aktionen von der neuesten zur ältesten gelistet. Durch Verlinkung kann man von dort in die entsprechenden Arbeitspaketen springen.

Scrum - Agiles Projektmanagement

OpenProject eignet sich hervorragend für agiles Projektmanagement (Scrum). Erstellen Sie User Stories, Backlogs für die verschiedenen Sprints, evaluieren Sie die Aufwände in Story Points und organisieren Sie die Arbeit in Story Boards.

Zeiterfassung, Besprechungen, ...

Funktionen wie die Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter zu Arbeitspaketen bzw. Backlogs ermöglichen ein detailliertes Monitoring der Aufwände. Die aufgewendete Zeit lässt sich in individuellen Zeiträumen zusammenfassen und daraus unterschiedliche Reports generieren.

Mit dem Besprechungsmodul lassen sich Meetings planen und Mitarbeiter einladen. Agenda und Protokoll können direkt in OpenProject erstellt werden.

Erfolgreich mit OpenProject und SaaS Web

Als eine in der Schweiz führende Anbieterin von Pumpen- und Systemtechnik begrüßen wir die Möglichkeit, Software zu nutzen, ohne sie auch pflegen zu müssen. Mit OpenProject managed by SaaS Web sind wir stets auf dem neuesten Stand und können unsere Projekte unter besten Bedingungen planen und ausführen.

Häny AG - Christian Vetterli, Leiter Technik und Logistik, Mitglied der Geschäftsleitung

OpenProject – Schnellanleitung – Teil 1

Veröffentlicht am von Matthias Wulkow

Kürzlich wurde die Version 7 von OpenProject veröffentlicht, ein guter Anlass um die Anwendung in einem kleinen Artikel bzw. zwei zu präsentieren.

OpenProject ist eine Open Source Webanwendung für Projektmanagement basierend auf Redmine, jedoch mit einem komplett überarteiteten Frontend. OpenProject ist insbesondere für Startups und KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) interessant, zumindest für Unternehmen, die eine gewisse Struktur für die Verwaltung und Durchführung ihrer Projekte benötigen.

SaaS Web bietet schon seit einigen Jahren ein Managed OpenProject Produkt: als Kunde nutzen Sie stets die aktuelle Version von OpenProject, ohne sich um die Updates oder sonstige technischen Aspekte kümmern müssen.

Projekt anlegen


Um ein Projekt anzulegen, werden folgende Parameter zur Eintragung erwartet:

  • Projektname - das einzige Pflichtfeld
  • Verantwortlicher: optional.In Projekten mit vielen Teilnehmern ist es durchaus sinnvoll, dieses Feld auszufüllen.
  • Abhängigkeit eines anderen Projekt (ist es ein Unterprojekt von XXX?): wenn ja, dann lässt sich das Projekt auswählen.
  • Beschreibung: hier ist es aus mehreren Gründen sinnvoll, das Projekt in ein paar Sätzen zu beschreiben. Einerseits das gemeinsame Verständnis des Projekts in groben Zügen schwarz auf weiß zu verewigen, andererseits für Personen, die ggf. später hinzugefügt werden, damit sie sich schnell ein Bild machen können - falls sie nicht umfasssend mündlich gebrieft werden.
  • Projekttyp: dafür müssen zuvor in der Administration Projekttypen definiert worden sein. Das Feld kann leer bleiben.
  • Ist das Projekt öffentlich einsehbar? Hiermit werden die Informationen zu dem Projekt und die komplette Kommunikation für Personen, die nicht zum Projekt gehören, aufruf- und einsehbar. Diese Personen haben die Rolle "Non Member". Was sie letztlich sehen und verändern können, hängt von der Definition dieser Rolle ab - sie kann individuell eingestellt werden.

Projektaktionen

Einmal ein Projekt angelegt, werden meist die Arbeitspakete definiert. Arbeitspakete sind allerdings nicht nur Aufgaben ("Task"), die einem Teilnehmer vergeben werden. Arbeitspakete können verschiedenartig sein:

  • Phase ("Phase")
  • Meilenstein ("Milestone")
  • Evaluierung
  • Aufgabe
  • Verbesserung ("Enhancement")
  • Support

Die Arbeitspakettypen können in OpenProject frei definiert werden, es können neue hinzugefügt und bereits voreingestellte gelöscht werden. Die Liste hier ist also nicht zwingend, die die Sie selbst vorfinden werden.

Phase und Meilenstein sind besondere Arbeitspakete, die eigentlich selbst keine Aufgabe darstellen, sondern man könnte Sie als Container beschreiben zu denen Arbeitspakete verknüpft werden können. Eine Phase entspricht zum Beispiel einem Abschnitt des Gesamtprojektes (zum Beispiel "Demo") und ein Meilenstein einem wichtigen Teil des Gesamtprojektes (zum Beispiel "Website für Produkt fertiggestellt").

Meistens werden neue Arbeitspakete im Zustand "Neu" angelegt. Der Zustand kann von den bearbeitenden Teilnehmern je nach Fortschritt als "In Bearbeitung" ("In Progress") markiert werden bzw. ggf. "Geschlossen" ("Closed") oder "Gelöst" ("Resolved"). Es ist allerdings auch hier durch individuelle Einstellungen möglich zu definiert welcher Teilnehmer den Zustand eines Arbeitspaketes ändern darf - dies kann in den Ablaufplänen ("Workflows") definiert werden.

Arbeitspakete können selbst auch Abhängigkeiten aufweisen, die entsprechend eingestellt werden können.

Typischerweise werden diese Felder angezeigt, manche sind optional andere müssen ausgefüllt werden:

  • Projekt (ist vorausgefüllt, kann aber geändert werden, wobei dabei danach in das andere Projekt gewechselt wird)
  • Status (standard ist Neu, kann aber direkt in ein anderen Status gesetzt werden)
  • Beschreibung (wichtig)
  • Zugewiesen an (wichtig: wer soll zunächst das Paket zugewiesen bekommen)
  • Verantwortlicher (optional)
  • Kategorie (es gibt auch Arbeitspaketkategorien zu denen, je nach Einstellungen, automatisch eine Verantwortliche Person definiert ist)
  • Datum (von - bis)
  • Fortschritt (in %)
  • Priorität
  • Version
  • Zu dem können auch Dokumente direkt per Darg & Drop hochgeladen werden
Neu hier ist u. a. die "Zen" funktion, mit der das Eingabefeld im Vollbildmodus angezeigt wird.

Projektfeatures

Hier liste ich einfach ein paar Features auf, ohne zu tief in die Details zu gehen. Mit diesen Features lassen sich Zusatzinformationen zum Projekt ablegen, Zeitpläne erstellen, Meetings planen uvm.

  • Wiki: mit dem Wiki ist hier lediglich eine einfache Seite gemeint, in der allgemeine Informationen geteilt werden können. Oftmals gibt man allen den Zugriff auf diese Seite.
  • Kalender: in dem Kalender finden sich die Arbeitspakete wieder
  • Zeitpläne: hier werden Gantt Charts dargestellt
  • Neuigkeiten: hier können aktuelle Meldungen zum Projekt eingestellt werden. Die Teilnehmer erhalten Sie auf deren Home-Seite ("Meine Seite") und können die News auch als RSS Feed abonnieren.
  • Besprechungen: es können Meetings geplant, Teilnehmer dazu eingeladen und Protokolle davon direkt hinterlegt werden. Die Besprechungen erscheinen auch in dem Kalender.

Die verschiedenen Tools, die zur Verfügung stehen, können vom Projektadministrator festgelegt werden.

Praktisch ist auch der Aktivitäten-Stream, in dem alle Aktionen gebündelt und chronologisch angeordnet angezeigt werden.

Neu in der Version 7 ist, dass die Zeipläne nun in den Arbeitspaketen verlegt werden und ab der Version 8 aus dieser übergeordneten Ansicht entfernt werden.

Diese kurze erste Einführung sollte die Hauptfunktionalität nahe bringen. In dem nächsten Artikel werde ich bestimmte Features etwas genauer beschreiben.